In quale ESERCIZIO ECONOMICO vanno imputati i COSTI del piano di Welfare Aziendale?

CONSIGLI E SPUNTI PER PIANI WELFARE ATTIVATI A CAVALLO DELLA CHIUSURA DELL’ESERCIZIO CONTABILE, UN MOMENTO CHE, SE BEN SFRUTTATO, PUÒ ULTERIORMENTE AUMENTARE LE OPPORTUNITÀ DEL WELFARE!

Il welfare aziendale, quello vero, non ha di per sé una forte stagionalità: i piani possono partire e finire in qualsiasi momento dell’anno, ma sicuramente il periodo a cavallo della chiusura dell’esercizio contabile (sia nel periodo finale che iniziale) è un periodo nel quale molte aziende decidono di attivare un piano welfare, soprattutto se lo fanno per la prima volta (è un “momento di bilanci” e di premi ai dipendenti).
Varie sono le considerazioni che è utile tenere presente in questi casi: in primis quella relativa alla competenza dei costi del piano di welfare, cioè in quale esercizio sono da imputare da un punto di vista di contabile, ma anche ad esempio alcuni aspetti operativo-gestionali, quali le tempistiche e le modalità di attivazione del piano.

Se vuoi approfondire l’argomento puoi leggere l’articolo completo, oppure contattaci! Un nostro consulente sarà felice di spiegarti tutto nei dettagli.

ENTRIAMO NEL VIVO DELL’ARGOMENTO: IN QUALE ESERCIZIO SONO DA CONSIDERARE I COSTI DEL PIANO WELFARE?

LA COMPETENZA CONTABILE

Trattandosi di un aspetto tecnico-contabile, è importante partire dal principio di competenza da considerare: è quello della “competenza economica“, in virtù del quale deve essere rispettata la CORRELAZIONE tra costi e relativi ricavi a cui si fa riferimento. 

Questo ci fa capire che l’imputazione dei costi:

• NON dipende quindi dal momento nel quale i lavoratori godranno dei benefit;
• MA dipenderà dalle motivazioni che sono alla base delle premialità che l’azienda intende riconoscere ai propri dipendenti.

Volendolo spiegare con un esempio:

• • il piano welfare potrebbe essere attivato nel mese di dicembre dell’anno 2021, in virtù dei risultati che l’azienda ha ottenuto nell’anno 2021: questi costi saranno quindi da contabilizzare nell’esercizio 2021 anche se i lavoratori godranno dei benefit nel 2022;
  • oppure, il piano potrebbe essere attivato nel mese di dicembre dell’anno 2021, per offrire ai dipendenti delle premialità che possano migliorare il clima aziendale nel 2022, quindi questi costi saranno da contabilizzare nell’esercizio 2022.

Capiamo quindi che diventa molto importante redigere il regolamento nel modo più chiaro e corretto possibile, facendo in modo che siano ben definiti i motivi alla base delle scelte dell’azienda.

I PARAMETRI TEMPORALI 

Altro interessante aspetto da considerare è il termine ultimo entro il quale l’azienda può decidere di attivare un piano welfare imputandone i costi all’esercizio in chiusura: anche in questo caso può variare da caso a caso, in funzione di quando sia la data di approvazione ufficiale del bilancio. Questo vuol dire che l’azienda può decidere di attivare un piano welfare anche nei primi mesi dell’anno successivo ed imputare questi costi all’esercizio precedente, purché il bilancio non sia ancora stato approvato e la motivazione alla base delle premialità riconosciute sia riconducibile chiaramente ai risultati raggiunti nell’esercizio precedente.

Facciamo un esempio: 

• • un’azienda che ha la data di approvazione del bilancio il 23 marzo 2022 potrebbe decidere di attivare un piano welfare fino al giorno precedente (cioè entro il 22 marzo 2022) e porre come motivazione alla base della premialità l’aver ottenuto risultati soddisfacenti per l’anno 2021. I costi relativi a questo piano welfare, essendo correlati a ricavi dell’esercizio precedente, vanno contabilizzati nell’esercizio 2021; 
  • altro caso è invece se l’azienda ha già approvato il bilancio dell’anno precedente; in questo caso, nel nostro esempio dopo il 23 marzo 2022, non sarà più possibile attivare piani welfare attribuendone i costi all’esercizio 2021. I costi di nuovi piani welfare saranno normalmente contabilizzati nell’esercizio corrente (2022), o eventualmente negli esercizi futuri, in funzione di quanto indicato nel regolamento, sempre nel pieno rispetto del principio di competenza e quindi della correlazione costi-ricavi.

GLI ASPETTI OPERATIVO-GESTIONALI RELATIVI ALL’ATTIVAZIONE DI UN PIANO WELFARE  A CAVALLO DELLA CHIUSURA DELL’ESERCIZIO

LE TEMPISTICHE 

Uno degli aspetti da considerare nell’attivazione di un piano welfare a cavallo dell’esercizio contabile è quello delle tempistiche necessarie. Di solito la prima preoccupazione del direttore delle risorse umane o del titolare di un’azienda in questa particolare situazione è: “Siamo ancora in tempo per poter attivare un piano welfare?“. La risposta a questa domanda dipende da alcuni fattori: prima di tutto dalla piattaforma welfare scelta dall’azienda. Per quanto riguarda TreCuori, molto spesso la risposta potrà essere sì: infatti siamo un provider welfare estremamente flessibile che permette l’attivazione di piani welfare in tempi molto veloci (addirittura possono essere sufficienti 2 o 3 giorni per attivare un piano).

Naturalmente quello che non è da sottovalutare, è che questi tempi sono possibili se l’azienda ed il suo consulente hanno già le idee chiare sui parametri in base ai quali intendono impostare un piano welfare, quali ad esempio: come definire le categorie omogenee di dipendenti beneficiari di welfare benefit, che valori riconoscere alle varie categorie, come comunicare ai propri dipendenti la decisione aziendale di attivare un piano welfare, come informare i propri collaboratori sul funzionamento del welfare e della piattaforma che l’azienda mette loro a disposizione. Si tratta di aspetti molto importanti che vale la pena di “valorizzare” tenendo anche presente che, se gestiti superficialmente, potrebbero ridurre la piena soddisfazione dei dipendenti e quindi la piena riuscita di un piano.

LA PROCEDURA 

Quindi, cosa deve decidere e fare l’azienda, eventualmente insieme al suo consulente, per attivare un piano welfare, soprattutto se in una fase di “fine o inizio esercizio”? 

Vediamolo di seguito una sintesi schematica dei passi principali che l’azienda deve seguire:

• • • • valutare se, da un punto di vista normativo, operare autonomamente oppure avvalersi del supporto del proprio Consulente o della propria Associazione di Categoria (in caso di necessità TreCuori è a disposizione per loro);
      • valutare se, da un punto di vista operativo, agire autonomamente oppure avvalersi del supporto di una piattaforma di Welfare Aziendale (come ad esempio TreCuori);
      • identificare quale tipo di welfare vuole attivare (a questo link una News di approfondimento sui diversi tipi di welfare attivabili);
      • se è necessario il regolamento, decidere chi lo deve redigere (il proprio consulente, la propria associazione di categoria oppure TreCuori) e naturalmente i parametri che deve riportare (categorie omogenee, valori, durata, ecc.);
      • sottoscrivere il mandato senza rappresentanza con il quale incarica TreCuori di acquistare per proprio conto i servizi e i beni scelti dai lavoratori;
      • approvare l’offerta commerciale;
      • disporre la prima provvista finanziaria;
      • decidere come e quando comunicare ai propri collaboratori l’attivazione del piano welfare ;

…in sintesi: step in gran parte predefiniti, più semplice a farsi che a dirsi!

ULTERIORI OPPORTUNITÀ A CAVALLO DELL’ESERCIZIO: L’OTTIMIZZAZIONE DELLA SOGLIA MASSIMA DI FRINGE BENEFIT

Attivare un piano welfare a cavallo di due esercizi contabili presenta dei vantaggi anche in termini di ottimizzazione della soglia massima fruibile da parte dei lavoratori in Fringe Benefit: poiché la loro attribuzione all’esercizio di competenza viene fatta facendo riferimento al momento della loro prenotazione e non al momento effettivo della loro spesa, attivando un piano welfare a cavallo di due esercizi si dà la possibilità ai propri collaboratori di massimizzare la spendibilità del credito welfare in Fringe Benefit, che come sappiamo sono considerati una delle modalità di spesa più semplici in assoluto. Cosa vuol dire questo? Spieghiamolo con un esempio:

• Immaginiamo di essere a dicembre 2021: un’azienda sta valutando di erogare €250 a tutti i propri dipendenti in welfare aziendale:
  • se questo piano viene attivato dal gennaio 2022, i lavoratori che spenderanno i propri €250 in Fringe nel 2022, non potranno disporre di ulteriore capienza Fringe Benefit nel corso del 2022;
  • se questo piano viene attivato entro dicembre 2021, e se i lavoratori non hanno già fruito nel 2021 di Fringe Benefit, ordinando Fringe Benefit relativi al piano welfare entro il 31/12/2021 manterranno nel 2022 la piena capienza prevista annualmente dalla legge per ulteriori Fringe Benefit. Un vantaggio rilevante sia per i lavoratori che per il datore di lavoro.

• Immaginiamo di essere a dicembre 2021: un’azienda sta valutando di erogare €750 a tutti i propri dipendenti in welfare aziendale ed è interessata a permettere loro di spenderne quanti più possibile in Fringe Benefit, in quanto ritiene che i buoni spesa siano il modo più semplice per spendere il welfare:
  • se questo piano viene attivato dal gennaio 2022, i lavoratori che spenderanno i propri €250 in Fringe nel 2022, non potranno disporre di ulteriore capienza Fringe Benefit nel corso del 2022 e dovranno spendere i restanti €500 in rimborsi e acquisti diretti;
  • se questo piano viene attivato entro dicembre 2021, e se i lavoratori non hanno già fruito nel 2021 di Fringe Benefit, ordinando Fringe Benefit relativi al piano welfare entro il 31/12/2021 (sfruttando appieno il limite raddoppiato di €516 previsto in via straordinaria dalla legge per il 2021), manterranno nel 2022 la piena capienza prevista annualmente dalla legge per ulteriori Fringe Benefit potendo così ordinare altri €250 sempre in buoni spesa ed esaurendo così tutto il proprio credito molto facilmente.

Con TreCuori la massimizzazione dell’utilizzo dei buoni spesa non si limita agli esempi appena visti relativi ai Fringe Benefit, ma è enfatizzata anche grazie alla disponibilità de Buoni Alimentari, un’unicità della piattaforma TreCuori che permette ai lavoratori di spendere sempre in buoni fino a circa € 1.700 annui (che si aggiungono ai €258 o €516 dei Fringe Benefit). Si tratta di una tipologia di utilizzo che non è normalmente messa a disposizione dalle altre piattaforme welfare, che invece rappresenta un motivo di grande interesse per lavoratori e aziende, che cercano sempre modalità di spesa del credito molto semplici.

QUALCOSA DI PIÙ DI SEMPLICI BENEFIT

È ormai pacifico che il Welfare Aziendale non siano semplicemente benefit che godono di mera esenzione fiscale e contributiva, ma si tratti di un modo per consolidare il legame tra aziende e collaboratori, ottimizzando per le prime il costo del lavoro e rappresentando per i dipendenti una maggiore capacità di spesa, il tutto contribuendo a migliorare il clima aziendale e la soddisfazione dei soggetti coinvolti.

E se tutto questo viene fatto nel periodo natalizio di fine anno, può assumere un valore simbolico ancora più forte, perché oltre ad essere “momento di bilanci” è anche un momento dal forte valore emotivo intrinseco.

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Insomma, se alcuni di questi aspetti ritieni possano interessarti per la tua azienda, avrai capito che anche negli ultimi giorni dell’anno non è troppo tardi, anzi può essere il momento migliore per iniziare a fare Welfare!

Chiamaci per parlarne insieme, sarà per noi un piacere poterti essere utili.

E ricorda, come espresso dal nostro pay-off: “TreCuori, il Welfare del tuo Territorio“!